Contrat de location
Saint-Servais le, date jour
Entre
Nom de la société Management Tools Company
Forme juridique SPRL
Adresse du siège social Rue Léopold de Hulster 114
Localité 5002 Saint-Servais
N° de TVA BE0819.046.224
N° de téléphone +32(0)83/63.31.13
Représenté par Christophe Delizée
Fonction Administrateur Délégué
Ci-après dénommée le
“Fournisseur”
Et
Nom de la société :
Forme juridique
Adresse du siège social
Localité :
N° de TVA BE :
N° de téléphone
N° de Fax
Représenté par :
Fonction Dirigeant – Administrateur
Ci-après dénommée le
“Client”
IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1. GENERALITES
1.1. Objet du contrat
Le présent contrat couvre la mise à disposition et la maintenance de l’application logicielle et mobile T-REPORT
Ce contrat couvre également la mise à disposition du web service permettant la communication entre les 2 entités de l’application.
1.1. Durée du contrat
La location du logiciel T-REPORT commence pour chacune des parties à son installation initiale et est obligatoire pour une durée de minimum 3 ans à dater de l’installation.
Le présent contrat est renouvelable par tacite reconduction à son échéance.
Le présent contrat est valable pour signature entre les deux parties dès réception du premier paiement de la facture de location.
1.2. Redevance
La redevance mensuelle est calculée en fonction du nombre d’ouvriers de l’entreprise, d’ouvriers sous-traitant et de déclaration unitaire d’information. Elle sera adaptée une fois par an en fonction des ouvriers planifiés par le Client. Elle sera adaptée mensuellement en fonction des ouvriers sous-traitants déclarés avec l’application. La location est calculée sur une durée de 365 jours ramenée à 12 mois pour montant facturé mensuellement.
En fonction de la configuration effective à ce jour, elle s’élève à 0,00 € HTVA par mois.
La redevance est facturée mensuellement ou trimestriellement et payable anticipativement. La redevance mensuelle sera adaptée chaque année en fonction de l’indice des prix à la consommation du mois de décembre.
1.3. Résiliation
La location peut être résiliée de plein droit par chacune des parties moyennant un préavis de six mois notifié par lettre recommandée.
Le présent contrat prend fin de plein droit, sans préavis ni indemnité, en faveur du Fournisseur par la seule survenance des faits suivants :
Faillite, demande de concordat amiable ou judiciaire ou toute situation analogue révélant notamment l’état de cessation de paiement (2 factures de maintenance trimestrielle non payées)
Fraude en permettant la copie de nos logiciels.
Interruption : un droit d’interruption du contrat est possible si le non-fonctionnement du logiciel perdure au-delà de 3 jours suivant l’article 2. Cette interruption sera signifiée par le refus de la facture de location.
Sortie anticipée : en cas de dysfonctionnement identifié comme permanent une sortie immédiate pourra être effectuée de commun accord entre les parties.
Il vous sera loisible de contredire ma facture en temps voulu
En cas de retard de paiement à l’échéance d’une facture quelconque, le Fournisseur se réserve le droit d’interrompre ses services jusqu.au paiement total des factures échues.
ARTICLE 2. MAINTENANCE DU LOGICIEL
Les travaux de maintenance sont exécutés par le Fournisseur dans ses locaux. Les corrections d’anomalies et les nouvelles versions seront mises à disposition et déployée, le Client pourra les télécharger au travers du logiciel
T-Report. La maintenance ne couvre en aucun cas le déplacement chez le Client et l’intervention chez ce dernier.
En cas d’anomalie constatée et signalée à MTC, l’intervention du MTC est requise dans les délais suivants :
En dehors des heures prévues, une assistance spécifique est organisée pour pallier au cas d’urgence (Checkin et paie)
Le temps de prise en charge et temps de résolution se situe au moment où l’incident a été pour la première fois dénoncé
Niveau de l’incident Prise en charge Temps max de résolution
Niveau 1 30 minutes 4 heures
Niveau 2 2 heures 12 heures
Niveau 3 8 heures 3 jours
Anomalie de niveau 1 : « incident critiques » qui rendent une fonctionnalité majeure de la Solution inutilisable par LE CLIENT.
Anomalie de niveau 2 : « incidents majeurs » qui empêchent l’exploitation de la Solution par LE CLIENT dans les
Conditions optimales.
Anomalie de niveau 3 : « incidents mineurs » qui rendent la Solution non conforme aux spécifications sans toutefois avoir un impact majeur sur son utilisation ou exploitation.
Une fois l’anomalie corrigée, MTC fournit un rapport indiquant la cause de celui-ci et fait état des Corrections apportées, dans un délai maximum de quarante-huit (48) heures à compter de la résolution de l’incident.
2.1. Contenu
La maintenance consiste en la fourniture par le Fournisseur au Client des prestations suivantes :
Correction des anomalies constatées dans le logiciel,
Fourniture des mises à jour du logiciel,
Support dans l’utilisation du logiciel comme décrit ci-après.
2.2. Correction des anomalies
Le Client communiquera immédiatement au Fournisseur, de manière documentée (description des circonstances et effets), toute anomalie constatée. Lorsque la correction de l’anomalie est urgente, c’est-à-dire lorsque l’anomalie empêche l’utilisation d’une fonction du logiciel qui est essentielle à son exploitation pour des travaux réels, le Client informera le Fournisseur explicitement par écrit de la nature urgente de la correction. Dans une telle situation, le
Fournisseur interviendra en urgence.
Le Fournisseur s’engage à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition et raisonnablement justifiés pour corriger toute anomalie. Sur base des informations fournies par le Client, le Fournisseur procédera à un diagnostic et choisira le moyen le plus approprié parmi les mesures suivantes pour la correction d’une anomalie :
o Le Fournisseur s’efforcera de résoudre la difficulté à distance en fournissant au Client les informations sur les procédures à suivre,
o Le Fournisseur fournira au Client une nouvelle version du logiciel ou de la partie concernée, contenant la correction de l’anomalie,
o Si la correction de l’anomalie ci-dessus nécessite un délai trop long, le Fournisseur fournira au Client une solution provisoire (une correction temporaire ou un contournement évitant l’anomalie ou toute alternative raisonnable mise au point de concert avec le Client).
A la demande du Fournisseur, le Client fournira gratuitement une assistance raisonnable pour le diagnostic, la duplication et/ou la correction de l’anomalie.
Malgré la complexité technologique du logiciel en général et les innombrables possibilités et combinaisons de son utilisation, le Fournisseur s’efforcera d’assurer le fonctionnement continu du logiciel. Le Fournisseur ne peut toutefois pas garantir que le fonctionnement du logiciel sera ininterrompu ou exempt d’anomalies.
Les obligations de maintenance du Fournisseur ne couvrent pas les cas suivants :
o Utilisation incorrecte du logiciel, notamment à cause d’un manque de formation,
o Modification du logiciel effectuée par d’autres personnes que celles déléguées par le Fournisseur sauf à la demande et selon les instructions du Fournisseur,
o Perturbation du bon fonctionnement du logiciel, causée par d’autres produits dont l’utilisation en combinaison avec le logiciel n’est pas confirmée par le Fournisseur ou causée par le fonctionnement défectueux d’autres produits que le logiciel,
o Lorsque l’anomalie ne pourra pas être reproduite sur l’installation du Fournisseur, ni sur l’installation où l’anomalie a été constatée,
o Tout problème avec une version antérieure du logiciel alors que malgré la demande écrite du Fournisseur, le Client a refusé l’utilisation d’une version plus récente qui a été mise à sa disposition.
Si pendant l’exécution de la maintenance, le Fournisseur constate la survenance d’un ou plusieurs des cas précisés ci-dessus ou que des prestations non couvertes par ses obligations de maintenance lui sont demandées, le Fournisseur en avertira immédiatement le Client et il se réserve le droit :
o De facturer au Client les prestations correspondantes déjà effectuées aux conditions tarifaires en vigueur,
o De ne poursuivre des prestations qu’après réception de l’accord écrit du Client pour les coûts supplémentaires.
2.3. Fourniture des mises à jour
Les nouvelles versions seront fournies au Client au fur et à mesure qu’elles sont mises à disposition de l’ensemble de sa Clientèle par le Fournisseur.
Dans le cas où le logiciel doit être adapté à la suite d’une variation de la législation, le Fournisseur fournira au Client sans prix supplémentaire une nouvelle version du logiciel.
Pour chaque nouvelle version, le Client dispose d’une période de test de 30 jours afin de vérifier si elle fonctionne en conformité avec les spécifications fonctionnelles correspondantes. En cas de non-conformité, le Client communiquera immédiatement par écrit (support@t-report.pro) toute anomalie au Fournisseur avant l’expiration de la période de test.
A défaut d’un écrit de la part du Client dans le délai imparti précisant la non-conformité du logiciel ou si les parties reconnaissent que la non-conformité communiquée par le Client n’est pas fondée, la réception est acquise à l’expiration de la période de test et cela étant nécessaire à l’évolution permanente du logiciel. Dans le cas contraire, le Fournisseur disposera d’une période raisonnable pour effectuer la correction pendant laquelle la période de test est prolongée. La période de test commence à l’installation de la nouvelle version.
Un accès sur notre plateforme client.mt-c.be est ouvert dès la souscription et pour toute la durée du contrat, il permet de voir toutes les nouveautés de l’application, leurs détails et version.
2.4. Support dans l’utilisation
Par son service hotline, le Fournisseur fournira au délégué qualifié du Client une assistance (téléphonique ou par prise de contrôle de l’ordinateur du client à distance), quant à l’utilisation du logiciel pendant les heures précisées ci-dessous*. Cette assistance sera exclusivement fournie à un membre du personnel du Client qui aura participé aux formations sur le logiciel, sauf exceptionnellement, c’est-à-dire quand la dite personne est temporairement absente et quand l’assistance est urgente.
Ce support étant compris dans ce contrat de location.
* Les jours ouvrables du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00 et le vendredi jusque 12h00 au
0032 83/63.31.13. Belgique | 00352(0) 2 786 2197 Luxembourg
2.5. Exclusions
Les interventions suivantes ne sont pas couvertes par le contrat de maintenance :
La mise à jour du système d’exploitation,
Les opérations de récupération de fichiers ou de base de données rendues nécessaires par le fait de modifications apportées à l’installation du Client (changement de poste de travail, remplacement de disque dur, etc.),
Toutes prestations dues à la défaillance du matériel informatique, pannes électriques,
Le Client déclare avoir lu toutes les pages du présent contrat, ainsi que les conditions générales de vente et d’entreprise et déclare s’y conformer totalement.
Aucune compensation financière ne sera possible dans le cadre d’un éventuel dysfonctionnement du logiciel ou même en cas de désaccord sur le fonctionnement du système par rapport aux fonctionnalités achetées. Le client pouvant user de son droit au refus de la facture de location ou à postposer le paiement de celle-ci.
ARTICLE 3. CONVENTIONS ET DROITS APPLICABLES
Par la signature du présent contrat, les parties conviennent expressément que tout autre contrat antérieur, signé par elles et se rapportant d’une manière quelconque au produit faisant l’objet du présent contrat, devient nul et sans effet à partir de l’entrée en vigueur de celui-ci.
En cas de conflit dans l’interprétation et/ou l’exécution du présent contrat, les tribunaux de Namur seront seuls compétents et la loi belge sera d’application.
ARTICLE 4. Notice de protection des données de Management Tools Company SPRL
4.1 INTRODUCTION
Management Tools Company SPRL, dont le siège social est sis Rue Léopold de Hulster, 114, 5002 Saint -Servais et inscrit dans la
Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE 0819046224, accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.
Contrat de location
Par cette note d’information de protection des données, nous voulons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel.
Nous vous demandons de lire attentivement cette note d’information de protection des données, puisqu’elle contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.
En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette note d’information de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.
4.2 CHAMP D’APPLICATION
Cette note d’information de protection des données concerne tous les services fournis par nous et plus généralement toutes les activités que nous exerçons.
4.3 RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS
Management Tools Company SPRL, dont le siège social est sis Chaussée de Marche, 482, 5101 Erpent et inscrit dans la
Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE 0819046224, est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel.
Dans la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le règlement général de la protection des données (RGPD) à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
4.4 DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Selon vos activités et le rapport entretenu avec notre entreprise, vous nous communiquerez les données à caractère personnel suivantes : vos données d’identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, GSM). Pour certaines obligations légales particulières (enregistrement électronique des présences, 30bis déclaration des travaux), il est possible que vous deviez nous fournir des données supplémentaires afin d’enregistrer vos présences (comme les données E-ID, numéro Limosa).
Nous nous permettons de vous vous signaler que vous portez la responsabilité pour toutes les données que vous nous fournissez et nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.
Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu’il sera impossible d’offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de certaines données.
4.5 LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ET LA BASE JURIDIQUE
4.5.1. Données du client
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos clients et des commettants, de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile.
Les finalités de ces traitements sont l’exécution des accords avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution d’un contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires (tel que la déclaration de travaux 30 bis) et/ou notre intérêt légitime.
4.5.2. Données des fournisseurs et sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous- traitants, ainsi que de leurs éventuels (sub)sous-traitant(s), de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de cet accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime (tel que pour la prospection directe). Pour les activités de prospection directe par courriel (tels que les bulletins d’information ou les invitations pour des évènements), l’autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.
4.5.3. Données du personnel
Nous traitons les données à caractère personnel de nos collaborateurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une
Politique de protection des données pour travailleurs.
4.5.4. Autres données : base de données informatique
En plus des données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données à caractère personnel d’autres personnes présentes au sein des bases de données informatique que nous collectons pour notre activité au sein du départements de développement informatique. En plus du traitement à caractère strictement confidentiel, les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, la mise en souffrance de nos applications logicielle, web et mobile. La base juridique est notre intérêt légitime ou en certains cas l’exécution d’un contrat.
4.5.5. DURÉE DU TRAITEMENT
Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront, dans tous les cas, retirées de nos systèmes après un délai de 20 ans après la résiliation du contrat, ou après la fin du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.
4.6. DROITS
Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
Droit à l’oubli ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données nécessaires à nous pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fourni, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer contre le traitement des données nécessaires à nous pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou dans notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique.
Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées
Vous pourrez exercer les droits précités en vous adressant à Management Tools Company. La personne de contact est :
Monsieur De Rycke dont les coordonnées à utiliser sont : rgpd@mt-c.be, 083/33113.
Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable. Si vous estimez toutefois que vos droits n’ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :
Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel. 02 274 48 00, Fax. 02 274 48 35, Courriel : commission@privacycommission.be
Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement vos ses données à caractère personnel.
4.7. TRANSFERTS DES DONNÉES À DES TIERS
Certaines données à caractère personnel, seront transférées à et peuvent être traitées par des tiers, comme notre fournisseur de solution hébergé OVH, comptable, réviseur sous-traitant, fournisseur, ainsi que par le gouvernement.
Il est possible qu’une ou plusieurs des parties tierces se trouvent en dehors de l’Espace économique européen (« EEE
»). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transmises qu’aux pays tiers disposant d’un niveau adéquat de protection.
Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu’aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d’autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de notre part, si nos activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel doivent être transférées en raison d’une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous informer préalablement de cette communication à d’autres parties tierces. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que sous certaines circonstances, cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement faisable, ou que des limitations légales peuvent s’appliquer.
Nous ne vendrons en aucun cas vos données à caractère personnel et nous ne les mettrons pas non plus à disposition de bureaux de prospection directe ou de prestataires de services similaires, sauf votre accord préalable.
4.8. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas Management Tools Company SPRL ne pourra être tenu responsable pour d’éventuels dommages directs ou indirects provoqués par une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.
4.9. ACCÈS PAR DES TIERS
En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons accès à vos données à caractère personnel à nos collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection semblable en imposant des obligations contractuelles à ces collaborateurs et préposés, semblables à celles décrites dans l’Avis de protection des données.
4.10. AVEZ-VOUS DES QUESTIONS
S’il vous reste des questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après avoir lu cette note d’information de protection des données, vous pouvez contacter Management Tools Company SPRL par courrier : Rue Léopold de Hulster 114 à 5002 Saint-Servais ou par courriel : info@mt-c.be
Le présent contrat a été établi en double exemplaire.
Fait à Saint-Servais le, chacune des parties reconnaît avoir reçu un exemplaire.
Pour Management Tools Company
Christophe Delizée
Le Client,
Nom, qualité et signature
