5 concrete manieren om tijd te besparen op het beheer van uw buitendienstteams

Van het coördineren van planningen en het bijhouden van aanwezigheden tot de bijbehorende administratie: leidinggevenden van buitendienstteams besteden nog steeds veel tijd aan taken die aanzienlijk eenvoudiger kunnen. Hier zijn enkele concrete manieren om weer grip op uw tijd te krijgen.

1. Stap definitief af van papier

Naar schatting werkt een grote meerderheid van de bedrijven in het veld (bouw, industrie, dienstverlening) nog steeds, althans gedeeltelijk, met papieren urenstaten of documenten. Deze methode vergroot de kans op fouten en informatieverlies, en zorgt vooral voor veel extra invoerwerk bij terugkomst op kantoor. De eerste en vaak meest effectieve stap is simpelweg medewerkers hun eigen prestaties laten invoeren via hun smartphone, precies op het moment dat ze de taak uitvoeren.

2. Automatiseer de samenstelling van uw teams

Het samenstellen van het juiste team voor een opdracht vereist het afwegen van verschillende criteria: beschikbare vaardigheden, geografische nabijheid en de reeds geplande werkdruk. Handmatig kost dit veel tijd en is het foutgevoelig, zeker bij last-minute wijzigingen. Met automatische planning, die medewerkers voorstelt op basis van hun vaardigheden en locatie, kunt u in enkele minuten schakelen waar voorheen talloze telefoontjes voor nodig waren.

3. Centraliseer uw documenten in plaats van ze te verspreiden

Bouwtekeningen, certificaten, bestelbonnen, technische fiches: deze documenten zijn vaak essentieel voor een goede uitvoering van het werk, maar circuleren nog te vaak via e-mail, USB-sticks of papier. Door ze te centraliseren en direct aan elke opdracht te koppelen, hebben uw teams er vanaf hun mobiel direct toegang toe, zonder afhankelijk te zijn van een kantoorverbinding.

4. Verminder de tijd die opgaat aan loonadministratie

Het verzamelen en verwerken van prestatiegegevens voor de loonadministratie kost HR-medewerkers vaak uren per maand. Door het doorgeven van gewerkte uren direct vanuit de veldregistratie te automatiseren, kan dit werk worden teruggebracht tot een fractie van de oorspronkelijke tijd, terwijl invoerfouten die leiden tot onnodig heen-en-weer mailen worden voorkomen.

5. Anticipeer in plaats van te reageren op onvoorziene omstandigheden

Last-minute afwezigheden, incidenten op locatie, onbeschikbaar materiaal: onvoorziene zaken horen bij het dagelijks leven van buitendienstteams. De sleutel is niet om ze te vermijden, maar om er snel op te kunnen reageren. Met een realtime overzicht van de beschikbaarheid van uw medewerkers en middelen kunt u een team met een paar klikken reorganiseren, in plaats van een uur kwijt te zijn aan het rondbellen van iedereen.

Samengevat

Deze vijf punten hebben één ding gemeen: ze zijn gebaseerd op het eenvoudige principe om informatie slechts één keer bij de bron vast te leggen, in plaats van deze herhaaldelijk in verschillende fasen opnieuw in te voeren. Deze aanpak stelt buitendienstbedrijven in staat om maandelijks uren te besparen, van de urenregistratie tot aan de facturatie.

‍